Cómo llevar a cabo la desaprovisionamiento durante un offboarding
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Cuando un miembro de tu equipo deja tu empresa, tienes que tomar una serie de medidas para garantizar que su salida se produzca en buenas condiciones y que no haya impactos negativos en tu actividad profesional.
En la mayoría de los casos, la salida es de mutuo acuerdo y sin tensión. ¡Pero también sucede que el empleado que se marcha no está contento o incluso quiere dañar a su empresa!
El desaprovisionamiento es una de las acciones para proteger los intereses de su empresa.
¡Descifrando este concepto central en la baja de empleados!
Definición de desaprovisionamiento
El término desaprovisionamiento proviene del inglés «deprovisioning».
Está estrechamente vinculado al concepto dedesvinculación, es decir, cuando los empleados abandonan una empresa.
Concretamente, el El desaprovisionamiento consiste en la desactivación de las cuentas de usuario y el acceso a los sistemas y aplicaciones de la empresa cuando un empleado deja la empresa o cambia de puesto.
El desaprovisionamiento es un enfoque estructurado, que implica una sucesión de acciones, muy parecido a una «lista de verificación» que se lleva a cabo de la A a la Z.
Pasos clave para un desaprovisionamiento exitoso
Para llevar a cabo su desaprovisionamiento de la mejor manera posible, estos son los 4 pasos que no debe olvidar:
- revocar los permisos de acceso,
- eliminar cuentas y datos asociados,
- recuperar el equipo informático de la empresa en poder del empleado,
- asegúrese de que toda la información y los datos confidenciales estén seguros
Por lo general, Un desaprovisionamiento realizado manualmente puede llevar varias horas de trabajo.. Y este trabajo puede resultar un poco aburrido y repetitivo para el experto en TI a cargo.
Por lo tanto, le recomendamos que considere una solución para automatizar el desaprovisionamiento. Esto es aún más importante si lo hace de forma regular.
Atención: el proceso de desaprovisionamiento debe adaptarse de acuerdo con el contexto laboral del antiguo empleado :
- trabajo presencial, con entrega del equipo a la salida,
- la conservación por parte del empleado de su ordenador a la salida,
- la situación de teletrabajo y la necesidad de enviar equipos desde la casa del exempleado.
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¿Por qué es tan importante desfinanciar adecuadamente?
Veamos ahora los 4 factores principales que muestran la importancia de un buen desaprovisionamiento.
Reduzca los riesgos asociados con la pérdida o el robo de datos
Cuando un empleado deja su empresa, como ya hemos mencionado, es posible que tenga un estado mental malintencionado hacia usted.
En este caso, No es raro que el empleado intente robar datos importantes para su empresa al salir.
Cabe destacar que este tipo de comportamiento es ilegal, pero eso no impide que algunos exempleados tomen medidas, con consecuencias potencialmente muy molestas para su negocio.
El exempleado también puede decidir seguir accediendo a sus herramientas y software, si usted no gestiona la eliminación de su acceso.
Reducir los errores humanos involuntarios
Afortunadamente, la mayoría de las veces, su antiguo empleado deja la empresa de buen humor.
Pero incluso en este caso, dado que el error es humano, es posible que surjan problemas.
De hecho, un empleado que se ha quedado con su ordenador, por ejemplo, podría acceder por error al software utilizado por su empresa e infectar su sistema operativo con un virus que infecte su ordenador.
Limitar otras amenazas de seguridad
Sus antiguos empleados pueden provocar otras amenazas a su ciberseguridad.
En el caso de una política de «traiga su propio dispositivo» (que consiste en pedir a los empleados que trabajen con sus propias computadoras y equipos informáticos), es necesario asegurarse de que el equipo del empleado esté lo más limpio posible.
De hecho, dado que este último seguirá usando su ordenador (al fin y al cabo es suyo 🙂) tras su partida, los riesgos se multiplican. Especialmente cuando se trata del posible acceso a sus datos confidenciales.
Garantizar la circularización del equipo
El hardware de la computadora es caro.
Y para una empresa, tener un gran stock de máquinas que no se utilizan representa un flujo de caja inmovilizado, sin una buena razón.
La solución consiste en incluir la limpieza y la reactivación de las máquinas no utilizadas en el proceso de desaprovisionamiento.
Puedes reasignar la máquina del empleado que dejó la empresa a otra persona de tu equipo, ocupándote de:
- adaptar las capacidades técnicas de la máquina puesta a disposición de las necesidades reales del empleado que la recibe,
- para limpiar todos los datos sensibles y/o personales del usuario anterior en la máquina.
Limite sus costos de TI
Por último, pero no por ello menos importante: ¡olvidar eliminar el acceso al software de pago puede llevar a seguir pagando innecesariamente por estos servicios!
Tomemos un ejemplo concreto. Supongamos que su exempleado utilizaba software, cuyas licencias de usuario mensuales suman un total de 500 euros al mes. Olvidarse de desactivarlos representa un coste de 6.000 euros al año para su empresa.
Rzilient, la herramienta ideal para su desaprovisionamiento
La plataforma de gestión de activos de TI de Rzilient permite, entre otras cosas, llevar a cabo su desaprovisionamiento de manera eficiente y muy rápida.
Nuestros equipos de expertos en TI han diseñado un proceso claro y estructurado, que nos permite llevar a cabo numerosas tareas de forma remota, sin necesidad de que usted intervenga. Y para las tareas que requieran tu presencia, nos las arreglaremos para preguntarte lo menos posible 🙂
De este modo, se beneficiará de las ventajas de la automatización y, al mismo tiempo, mantendrá la disponibilidad de nuestros expertos en TI tan pronto como los necesite.
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