TI x RRHH: ¿Cómo facilitar esta colaboración, que es crucial para su desempeño?

Me complace hablarles hoy sobre mi experiencia en las relaciones entre los departamentos de TI y RRHH en las empresas emergentes y en las que trabajamos a diario.

Espero que mis comentarios sirvan de base para sus decisiones sobre este importante factor que impulsa el rendimiento de su empresa, ¡especialmente si se encuentra en una fase de rápido crecimiento! 📈

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Incorporación: trabajo en equipo entre RRHH y TI 🤝

En la vida de un empleado de su empresa, tras la fase de contratación viene laIncorporación.

El nuevo empleado aprovecha este período clave para:

• conozca a sus equipos;
• tome posesión de sus locales comerciales;
• descubra los procedimientos internos y los medios de comunicación...
• ¡y mucho más!

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En realidad, elLa incorporación es un proceso que consta de muchos pasos, lo que es importante para la integración exitosa y fluida de sus nuevos colaboradores.

Y lo que queremos evitar a toda costa es que la parte de TI de la incorporación no le haga perder tiempo ni lo obligue a gestionar las emergencias... ¡Sobre todo porque el resto de la incorporación depende en gran medida de la rápida provisión del equipo informático necesario!

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Pero ¿Quién está a cargo de esta fase de incorporación?

El primer punto de contacto de un empleado con su empresa es el departamento de Recursos Humanos. Su función es gestionar a los empleados y garantizar que cuenten con las herramientas y el marco necesarios para desempeñar su función de manera eficaz y satisfactoria. 🦾

Por su parte, el departamento de TI es responsable de administrar el sistema de información y, por lo tanto, las computadoras, los accesos y el software que utiliza la empresa.

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Hay un dominio en el que ambos departamentos deben trabajar juntos : la estación de trabajo. Esto incluye:

• la hardware (ordenador, pantalla, ratón, mobiliario de oficina, etc.);
• El Programas informáticos (herramientas de oficina, ERP, CRM, etc.);
• Y el combates (por ejemplo, a Gmail, Slack, Notion o muchas otras herramientas).

La estación de trabajo es uno de los garantes de la productividad de sus empleados. Depende directamente de la TI, pero también de los recursos humanos en el caso de la incorporación.

¡Así que es un poco complicado!

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Entre TI y RRHH: ¿quién hace qué? 🤔

Entonces, entre TI y RRHH, ¿quién hace qué en el diagrama? Incorporación tradicional ?

Pero también:

• ¿Cómo se lleva a cabo la transferencia de información?
• ¿Cómo se debe activar el comando para un equipo nuevo?
• ¿Quién lo cuida en la práctica, dónde y cómo?
• ¿Con cuánto tiempo de antelación se necesita pedir un ordenador?
• ¿Quién define el tipo de material, el presupuesto asignado y la fecha requerida de recepción del material?

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Estas numerosas preguntas prácticas surgen en la mayoría de las empresas con las que nos encontramos. Lo que observo es que los procesos a menudo no están bien definidos. 😣

¿El resultado? Todo va bien, mientras el equipo sea pequeño... Pero los malentendidos, las fricciones y las pérdidas de tiempo aparecen rápidamente, tan pronto como el equipo crece.

¡Y esto es especialmente cierto durante las fases de hipercrecimiento!

Lo que se necesita para resolver estos problemas es una herramienta que «guíe» la práctica.

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¡Céntrate en la baja! 🛫

Cuando un empleado se marcha, el departamento de TI no es responsable de la recuperación del equipo, por motivos legales.

De hecho, la baja debe ser gestionada por Recursos Humanos, a fin de garantizar la seguridad de los datos informáticos y el buen estado de los equipos informáticos. Esto es especialmente importante durante una salida conflictiva.

Sin embargo, hasta que el equipo de TI no haya recuperado físicamente el hardware, ¡es difícil saber dónde y en qué estado se encuentra un equipo específico! Esto puede convertirse rápidamente en un quebradero de cabeza.

Colaboración entre TI y RRHH: 3 pasos para mejorar los procesos

Paso 1: Definir las áreas de responsabilidad

También quiero llamar su atención sobre la importancia de una colaboración más fluida entre los equipos de TI y RRHH.

Concretamente, esto implica la definición precisa de las áreas de responsabilidad de cada equipo.

Es necesario abordar y resolver una serie de cuestiones de manera abierta y explícita, incluidas las siguientes:

• ¿Quién administra las facturas de la computadora?
• ¿Quién es responsable de pedir nuevos equipos de TI para este o aquel departamento?
• ¿Qué departamento se encarga de la toma de posesión de los equipos durante la baja?

Este primer paso es fundamental para que todo el equipo defina y conozca las reglas.

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Paso 2: Mejorar la comunicación

Los departamentos de TI y RRHH suelen comunicarse con las herramientas de comunicación habituales que proporciona su empresa: correo electrónico, Slack, Notion, Typeform, etc. ✉️

Estas herramientas son útiles en muchos casos, pero no son ideales para centralizar la información sobre su equipo informático.

Para ello, necesita una solución dedicada diseñada específicamente para gestionar esta misión.

Si su empresa utiliza un plataforma de gestión de activos informáticos todo en uno, al igual que Rzilient, sus equipos ya casi no necesitan comunicarse sobre este tema. ¡Todo está definido de antemano, centralizado y en gran medida automatizado!

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Paso 3: Automatizar y centralizar la gestión del parque informático

Para organizarse, muchas empresas emergentes crean plantillas o pedidos de muestra, lo que permite a los equipos definir sus necesidades en términos de equipo informático. 📄

Por ejemplo, un desarrollador de ordenadores recibirá un Mac de 16 pulgadas, con unas características específicas, o un diseñador web se beneficiará de una pantalla más grande y una potente tarjeta gráfica.

Por lo general, es el equipo de TI el que define el rendimiento de las computadoras, de acuerdo con las funciones de los empleados.

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¿Cómo facilitar la compra (o el alquiler) de su equipo informático? Ya sea que trabaje para RRHH o para TI, puede crear sus catálogos de productos en función de los perfiles de su organización. ¡Y esto, directamente desde nuestra plataforma en la interfaz de compra! Así que no tendrás que hacerte más preguntas, tus referencias se filtrarán previamente de acuerdo con el perfil de tu próximo recluta. ¡Es muy sencillo!

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Me lo vas a decir: ¿y qué tal un simple archivo de Excel o Google Sheets?

Los problemas con estos archivos son numerosos:

• errores de lectura;
• pérdida de tiempo;
• sobrescribir información importante por error;
• Olvidarse de realizar ciertas acciones...

¡La información relacionada con su equipo informático debe ser visible para las personas que la necesitan!

¿Por qué recomendamos a los equipos de recursos humanos y TI que utilicen la plataforma Rzilient?

La ventaja clave para que sus equipos utilicen la plataforma Rzilient es ofrecerles un espacio para gestionar tu equipo informático de forma independiente.

Ya sea del lado de Recursos Humanos, de TI o de los propios departamentos, cualquier empleado o gerente puede solicitar el equipo necesario de forma independiente, si ha recibido una autorización previa. ✔️

Además de eso, el catálogo está prefiltrado según el perfil. Por lo tanto, existe poco riesgo de equiparlo con equipos de bajo o excesivo rendimiento.

Rzilient le brinda tranquilidad: tiene una vista centralizada de las llegadas y salidas, los ordenadores en stock, su estado y estado (listos o no), etc.

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También ahorras mucho tiempo durante la baja. De hecho, la herramienta te permite gestionar de forma eficaz el cierre de los accesos (Slack, la mensajería y todas las demás áreas relacionadas con el IS).

Me gustaría aprovechar esta oportunidad para mencionar un último aspecto interesante del uso de Rzilient: el despliegue internacional. Una startup en crecimiento no siempre cuenta con un equipo de TI dedicado en cada uno de los países en los que opera. Por lo tanto, administrar el inventario de computadoras in situ puede resultar difícil. ¡Pero no con Rzilient! Con nuestra plataforma, Cualquier persona puede gestionar un parque de ordenadores sin tener conocimientos de TI especializados.

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En resumen, sin Rzilient, la gestión de la coordinación de RRHH y TI genera pérdidas:

• dinero (mala gestión de existencias);
• del tiempo;
• productividad (tiempo significativo para proporcionar a los empleados las herramientas necesarias).

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